Checklist uitzendbureau starten

Leestijd: 6 minuten

Wij denken dat een uitzendbureau starten in 2022 een goed idee is! Het lage aantal werkzoekenden zorgt ervoor dat er een grotere vraag is naar bemiddelaars die wel weten waar ze talent kunnen vinden. Daarnaast willen ondernemingen flexibel zijn door de afgelopen onzekere jaren en dus is er een grotere vraag naar flexwerkers.

In dit artikel behandelen we de basisbenodigdheden om een uitzendbureau te starten. Zaken als je social media kanalen, een huisstijl en marketing zijn ook belangrijk, maar omdat het geen absolute vereisten zijn om te starten met een uitzendbureau laten we deze aspecten in deze checklist eerst buiten beschouwing.

Heb je aan de checklist niet genoeg? Download voor een uitgebreidere uitleg onze whitepaper: Start je eigen uitzendbureau.

Inhoud checklist uitzendbureau starten

1. Bedrijfsnaam en propositie kiezen

2. Inschrijven KvK en zakelijke bankrekening openen

3. Website en software kiezen

4. Aansluiten StiPP pensioen

5. Aansluiten brancheorganisaties (ABU/NBBU)

6. Certificeringen verkrijgen

7. Verzekeringen afsluiten

8. Gecertificeerde arbodienst (HRM) inschakelen

9. Op de hoogte zijn van wet- en regelgeving

10. Backoffice uitbesteden overwegen

1. Bedrijfsnaam en propositie kiezen

De eerste stap is een bedrijfsnaam kiezen die bij jou en de propositie van jouw onderneming past. Het is namelijk verstandig om een niche te kiezen waar jij je op gaat richten omdat er al genoeg uitzendbureaus zijn die in veel verschillende sectoren bemiddelen. Kies daarom een niche waarvan je veel kennis hebt of waarin je al een netwerk hebt. Jij bent dan de specialist op het gekozen vakgebied in de regio, dat is goud waard!

Jouw naam moet ook passen bij de niche van jouw uitzendonderneming. Kies jij als niche bijvoorbeeld de bouw, dan is het niet handig wanneer jij je onderneming ‘Piet’s marketing recruitment’ noemt. In ons artikel: Hoe kies je de naam van je uitzendbureau? helpen wij je een handje.

Heb je een naam gevonden, mooi! Check dan nu bij de Kamer van Koophandel (KvK) via de zoekfunctie of de naam niet al in gebruik is. Het is ook handig de naam op te zoeken in Google. Zijn er al bedrijven met dezelfde naam? Kies dan een andere naam. Zijn er nog geen andere ondernemingen met jouw naam bekend bij de KvK? Kijk dan online of de domeinnaam nog beschikbaar is voor jouw toekomstige website, of dat je de domeinnaam kunt kopen als je ziet dat er al een website is. Flexsoftware weet hoe je een domeinnaam claimt, zij kunnen je hierbij helpen.

2. Inschrijven KvK en zakelijke bankrekening openen

Je hebt de naam voor je uitzendonderneming gevonden, dan is het nu tijd om je aan te melden bij de KvK. Dit zijn eenmalige kosten. Een totaaloverzicht van alle kosten die je maakt om een uitzendbureau te starten vind je in ons artikel: Welke kosten maak je bij het starten van een uitzendbureau?

Nadat je bent ingeschreven bij de KvK krijg je een KvK-nummer. Dat nummer heb je nodig om een zakelijke bankrekening te openen. Vrijwel elke Nederlandse bank heeft de optie voor een zakelijke rekening beschikbaar. Realiseer je wel dat een zakelijke bankrekening duurder is dan een particuliere rekening.

Bij het openen van een zakelijke rekening voor een uitzendbureau is het erg belangrijk om ook een g-rekening te openen. Een g-rekening staat voor ‘geblokkeerde rekening’. Op een g-rekening kan de opdrachtgever een deel van de factuur betalen, zodat hij gevrijwaard wordt van ketenaansprakelijkheid. Vanaf jouw g-rekening betaal jij je belastingen. Meer informatie hierover vind je op de belastingdienst website.

Als extra opmerking bij dit punt noemen wij graag nog even het startkapitaal. Om jouw werkende flexwerkers wekelijks of periodiek uit te kunnen betalen heb je veel startkapitaal nodig. Je moet lonen financieren, terwijl de factuur nog niet betaald is. Dit is niet het geval als je er voor kiest om samen te werken met een uitzendbureau backoffice (meer hierover bij punt 10). Even een rekenvoorbeeld: een flexwerker kost € 18,- per uur. Met een werkweek van 40 uur, betaal je € 720,- per week. Je bent succesvol en plaatst meerdere flexwerkers. Bij 10 flexwerkers zit je dan op € 7.200,- per week. De opdrachtgever heeft een betaaltermijn van 30 dagen. Dan ben je voor die ene maand al bijna € 30.000,- aan het voorfinancieren.

3. Website en software kiezen

3.1 Website

Een website is een must als je met opdrachtgevers en flexwerkers aan de slag gaat, het is jouw online visitekaartje. Op je eigen website post je je vacatures en bied je werkzoekenden de mogelijkheid om zich in te schrijven bij jouw uitzendbureau. Dit is logisch, maar toch starten ondernemers vaak een uitzendbureau zonder dat ze een online visitekaartje hebben.

Het maken van een website is steeds eenvoudiger geworden. Via WordPress kun je vrij gemakkelijk zelf een website bouwen. Maar besteed je dit liever uit dan raden wij Flexsoftware aan met hun dienst Uitzendbureau Website.

3.2 Customer Relationship Management Systeem

Een CRM-systeem is nodig om bij te houden welke bedrijven je benaderd hebt en welke kandidaten je gesproken hebt. In de meeste CRM-software kun je ook allerlei gegevens bijhouden over opdrachtgevers, potentiële kandidaten en flexwerkers.

Er zijn heel veel aanbieders van CRM-software, maar er zijn er maar weinig gespecialiseerd in de uitzendsector. Door gespecialiseerde software te kiezen en deze te integreren in je website heb je een totaalpakket waarmee je snel kunt starten. Uitzendplaats is hier een mooi voorbeeld van.

3.3 Verloningssoftware

Voor je uitzendbureau heb je verloningssoftware nodig. Er zijn aanbieders die software maken gespecialiseerd voor uitzendbureaus. Het specialisme is dat ze kunnen werken met meerdere klanten: de opdrachtgevers én de flexwerkers. Door deze te koppelen aan elkaar kan de flexwerker zijn gewerkte uren declareren en het uitzendbureau het loon verwerken. De software heeft koppelingen met de aangiftemodule van de Belastingdienst, de ziekmeldingsportalen van het UWV en de pensioen-aangifteportalen van het pensioenfonds.

3.4 Boekhoudprogramma

Om je boekhouding bij te houden is er ook software nodig. Er zijn boekhoud-pakketten die gekoppeld kunnen worden aan je verloningssoftware. Je kunt er ook voor kiezen om een boekhouder in te huren voor het uitvoeren van je boekhouding. Door de digitale koppelingen tussen de verloningssoftware en een boekhoudpakket is dit in het begin niet heel lastig.

3.5 Online urensysteem

Veel kleinere uitzendbureaus werken nog met papieren urendeclaraties of met losse e-mails die via de opdrachtgever gaan. In het eerste geval mailt de flexwerker de ondertekende versie en het uitzendbureau verwerkt ze. In beide situaties is dit foutgevoelig en tijdrovend.

Je kunt kiezen voor online urenverwerking. Voordeel hiervan is dat het transparant is, het ‘briefje’ niet snel zoek raakt en het voor iedereen leesbaar is. Let er wel op dat het online urensysteem dat je kiest gekoppeld kan worden aan je verloningssoftware. Tip: OnlineUUR is een pakket dat gekoppeld kan worden aan Easyflex verloningssoftware. OnlineUUR is een mooie en eenvoudige tool voor online urenverwerking. Een uitzendbureau backoffice heeft vaak een eigen systeem waarmee ze werken.

4. Aansluiten StiPP pensioen

Als uitzendbureau ben je verplicht je aan te sluiten bij Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten (StiPP). Na de aanmelding moet je gegevens van medewerkers periodiek naar de stichting sturen, zodat je de juiste pensioenpremies afdraagt. Let op: in sommige sectoren ben je verplicht om je aan te sluiten bij andere pensioenfondsen, zoek dit van tevoren goed uit. Een uitzendbureau backoffice heeft deze aansluiting bij StiPP standaard ingeregeld.

5. Aansluiten brancheorganisaties (ABU/NBBU)

Het is niet verplicht, maar wel verstandig om je aan te sluiten bij een brancheorganisatie. Dat heeft veel voordelen. Het geeft je bedrijf waarde omdat je een sterk keurmerk kunt gebruiken. Ook zijn de brancheorganisaties een goede bron voor het halen van (juridische) informatie. De uitzendbranche kent twee organisaties: de ABU en de NBBU. Welke je kiest, ligt aan jou. Leden zijn verplicht de verbonden cao toe te passen. Maar beide partijen hebben sinds december 2019 dezelfde cao voorwaarden.

6. Certificeringen verkrijgen

Als uitzendbureau zijn de NEN 4400-1 / 4400-2 certificeringen belangrijk. Door deze certificeringen wordt jouw uitzendbureau geregistreerd in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Deze certificering is voor veel opdrachtgevers voorwaarde om flexwerkers aan het werk te hebben bij hun bedrijf. De inschrijving is een bewijs van een correcte loon en financiële administratie. Er zijn diverse partijen in de markt die die certificeringen voor je verzorgen. Ze komen periodiek bij je langs en naast controle geven ze advies om jouw administratie juridisch en financieel correct uit te voeren.

Het kan zijn dat je naast deze basiscertificeringen ook nog branche specifieke certificeringen nodig hebt om flexwerkers in een bepaalde branche te mogen bemiddelen. Denk hierbij aan VCU voor bemiddeling in de bouw en techniek of een KIWA-registratie voor het beroepsgoederenvervoer.

7. Verzekeringen afsluiten

Als ondernemer en werkgever loop je verschillende risico’s die je niet altijd kan of wilt dragen. Je bent bijvoorbeeld verplicht om zieke medewerkers door te betalen. Denk na of je dit wilt verzekeren bij het UWV of een particuliere partij en welke risico’s je wel en niet wilt nemen. Tevens is een goede aansprakelijkheidsverzekering erg belangrijk. In ons artikel: Welke verzekeringen heb je nodig voor een uitzendbureau? lees je meer over welke soorten verzekeringen er zijn voor uitzendbureaus.

8. Gecertificeerde arbodienst (HRM) inschakelen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor ziekte- en arbeidsongeschiktheid van je uitgezonden flexwerkers. Sinds 1 juli 2017 is het verplicht voor werkgevers om samen te werken met een gecertificeerde arbodienst. Zij helpen je bij het opstellen en uitvoeren van een arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid. Er zijn een aantal gespecialiseerde arbodiensten voor de uitzendbranche.

9. Op de hoogte zijn van wet- en regelgeving

Als uitzendondernemer hoor jij voldoende kennis te hebben van personeelszaken. Daarnaast draag je verantwoordelijkheid voor het correct verlonen en het welzijn van je flexwerkers. Zorg daarom dat je naast je kennis over de uitzend cao van de ABU / NBBU op de hoogte bent van de recente wet- en regelgeving, zoals onder andere de Wet arbeidsmarkt in balans, de WAADI en de Wet verbetering Poortwachter.

De naleving van de regels in de cao’s wordt in de gaten gehouden door de ‘Stichting Naleving CAO voor Uitzendkrachten’ (SNCU). Zij kunnen boetes opleggen wanneer je niet voldoet aan de regels. Deze boetes kunnen hoog oplopen. Het is ook daarom belangrijk om van de veranderingen in wet- en regelgeving op de hoogte te blijven. De brancheorganisaties ABU en NBBU kunnen je hierbij helpen.

10. Backoffice uitbesteden overwegen

Je uitzendbureau backoffice uitbesteden aan een gespecialiseerde onderneming is een keuze die je weloverwogen maakt. Je backoffice is immers het hart van je bedrijf, want daarin staat het werkgeverschap centraal. Het is een keuze die van invloed is op jouw gehele bedrijfsvoering.

Je eigen backoffice beheren geeft meer controle, maar zorgt ook voor veel meer werk. En wanneer jij net jouw nieuwe uitzendbureau start heb jij al genoeg te doen, zoals te zien is in deze checklist uitzendbureau starten.

Het mooie aan je backoffice uitbesteden is ook dat punt 4 tot en met 9 van deze checklist uitzendbureau starten helemaal voor jou geregeld zijn! Bij een backoffice partij werken gediplomeerde professionals op HR en juridisch gebied. Zij zorgen er voor dat jouw flexwerkers krijgen wat hen toebehoort en staan jou bij juridisch lastige vraagstukken bij. Zij kunnen optreden als sparringpartner en adviseur. Uiteraard is het wel verstandig om zelf ook op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.

Ook zijn backofficebureaus meestal aangesloten bij een brancheorganisatie, zijn zij volledig gecertificeerd, goed verzekerd en is het STiPP pensioen inbegrepen.

Samenwerken met een uitzendbureau backoffice zorgt ervoor dat je geen startkapitaal nodig hebt, want een backofficebureau is officieel de werkgever van jouw flexwerkers. Zij zorgen voor het uitkeren van de lonen en de bijbehorende voorfinanciering daarvan. Ook regelen zij het debiteurenbeheer, zodat jij van je opdrachtgevers krijgt wat is afgesproken.

Kortom, de backoffice van je uitzendbureau uitbesteden geeft je meer tijd en ruimte om je te focussen op groei en wat je als uitzendondernemer doorgaans het liefste doet, matches maken!

Conclusie

Het starten van een uitzendbureau vergt veel tijd en aandacht. Ook zijn er veel punten waar je om moet denken. Daarom hebben wij speciaal voor de startende uitzendondernemer op rij gezet wat de minimale voorwaarden zijn waar je aan moet voldoen en die je geregeld moet hebben.

Deze handige checklist uitzendbureau starten is hier als PDF te downloaden. Op die manier kun jij de checklist gemakkelijk printen en één voor één de punten afvinken die je al geregeld hebt!

Heb je nog vragen naar aanleiding van deze checklist, of ben je benieuwd geworden naar de uitzendbureau backoffice dienstverlening van Flexsupport? Neem dan via onderstaande knop vrijblijvend contact op, wij helpen je graag verder!