De financiële risico’s van een uitzendbureau

Een uitzendbureau starten is niet erg ingewikkeld! De minimale vereisten om te kunnen beginnen hebben wij in ons artikel: Checklist uitzendbureau starten op rij gezet. Maar de administratie en de financiële risico’s van het hebben van een uitzendbureau worden vaak onderschat.

De administratie van je uitzendbureau goed bijhouden kost erg veel tijd. Het is wel belangrijk om dit goed te doen, anders heb je grote kans op boetes van diverse controlerende instanties of de Belastingdienst. Deze boetes kunnen vanuit de Belastingdienst opgelegd worden als je niet voldoende loonbelasting afdraagt over de lonen van jouw flexwerkers of te weinig BTW afdraagt. Een ander voorbeeld is een boete voor een niet correct uitgevoerde ziek- of betermelding bij het UWV.

Naast boetes van de Belastingdienst zijn er ook tal van andere zaken die een financieel risico kunnen vormen voor jouw uitzendbureau. Deze lichten we in de rest van dit artikel toe.

Wet- en regelgeving

Als uitzendondernemer moet je voldoen aan alle wet- en regelgeving rondom het uitzenden. Dit omvat onder andere het correct verlonen en het welzijn van de flexwerkers. Om dit te kunnen doen moet je op de hoogte zijn van de uitzend cao van de ABU / NBBU en daarnaast de Wet Arbeidsmarkt in Balans, de WAADI en de Wet Verbetering Poortwachter. De naleving van de regels in de cao en de wetgeving wordt getoetst door de ‘Stichting Naleving CAO voor Uitzendkrachten’ (SNCU). Zij kunnen boetes opleggen wanneer je niet voldoet aan de regels. Deze boetes kunnen hoog oplopen, naast dat je je fouten moet herstellen. Dat kost doorgaans ook geld.

Verloning

Misschien wel het grootste financiële risico: de verloning van de flexwerkers. Wanneer jij de werkgever bent van jouw flexwerkers ben je verantwoordelijk voor het (tijdig) uitbetalen van het loon. Hiervoor is veel startkapitaal nodig, want opdrachtgevers mogen er doorgaans 30 dagen over doen om de factuur te betalen. De eerste paar loonbetalingen moet je dus uit eigen zak financieren, want de rekening wordt pas later betaald door de klant. Vaak moet je ook de Belastingdienst en het pensioenfonds al betalen voordat die eerste factuur betaald is. Deze kosten heb je niet als je bent aangesloten bij een backofficebureau (hierover later meer).

Je hebt het loon, het pensioenfonds en de Belastingdienst betaald, maar je klant betaalt de factuur maar niet. Dat komt vaker voor dan je denkt, omdat jouw uitzendbureau nog niet zo bekend is. Op dit punt loop je het grootste financiële risico. Je kunt je tegen deze risico’s verzekeren door een kredietverzekering af te sluiten of je te laten bijstaan door een incassobureau.

Verzuim

Als werkgever van de flexwerkers loop je ook risico op het gebied van verzuim. Je bent verplicht om zieke medewerkers door te betalen tot 2 jaar na hun eerste ziekmelding. Heb je de re-integratie onvoldoende uitgevoerd, dan kan het UWV besluiten om je nog langer verplicht te stellen tot betaling. Voor deze ziektekosten kun je je verzekeren bij het UWV of een particuliere partij. Er zijn diverse verzekeraars die speciaal voor uitzendbureaus een verzekeringspolis hebben inzake verzuim. Goed om te weten is dat een zieke medewerker gemiddeld €250,- per dag kost. Al met al loop je daarmee een flink risico.

Naast de kosten voor verzuim ben je sinds 1 juli 2017 ook verplicht om samen te werken met een gecertificeerde arbodienst bij de uitvoering van de Wet Verbetering Poortwachter. Zij helpen je bij het opstellen en uitvoeren van een arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid. Er zijn een aantal gespecialiseerde arbodiensten voor de uitzendbranche.

Certificeringen

Er bestaan verschillende certificeringen voor een uitzendbureau. De belangrijkste zijn de NEN 4400-1 en 4400-2 certificeringen. Met deze certificeringen wordt jouw uitzendbureau geregistreerd in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Deze certificering is voor veel opdrachtgevers voorwaarde om flexwerkers aan het werk te hebben bij hun bedrijf. De inschrijving is een bewijs van een correcte loon en financiële administratie. Er zijn diverse partijen in de markt die die certificeringen voor je verzorgen. Ze komen periodiek bij je langs en naast controle geven ze advies om jouw administratie juridisch en financieel correct uit te voeren. De NEN 4400-1 volstaat doorgaans voor de meeste uitzendbureaus, tenzij je ook buitenlandse flexwerkers gaat bemiddelen en huisvesting voor ze regelt. Dan is een NEN 4400-2 certificering een goed idee om daarmee aan te tonen dat je je aan de wet- en regelgeving houdt en een goed werkgever wilt zijn. Ook hierbij geldt weer: hou je je niet aan de wet of de certificeringsvoorwaarden? Dan loop je het risico van flinke boetes en daarnaast imagoschade wanneer je als slecht werkgever in de publiciteit komt.

Komt de controleur er bij een controle achter dat je niet voldoet aan de vereisten van de certificering? Dan ben je verplicht per direct herstel door te voeren. Binnen 20 dagen na inspectie krijg je een conceptrapport, vervolgens heb je 10 dagen om daar inhoudelijk op te reageren. Doe je dit niet, of heb je geen geldige reden dan heeft dat gevolgen voor jouw inschrijving in het Register Normering en Arbeid. Jouw uitzendbureau wordt dan geschorst van het register.

Verzekeringen

Tot slot is een goede aansprakelijkheidsverzekering erg belangrijk. Een ongelukje zit in een klein hoekje wordt er wel gezegd. Ook een flexwerker kan dat ongelukje overkomen en schade bij de klant maken. Vaak is die materiële schade ook gedekt door de verzekering van de opdrachtgever, maar om geen onnodig risico te lopen is het ook verstandig om zelf verzekerd te zijn voor schade die door jouw flexwerker toegebracht wordt aan de bezittingen van de klant.

Ook is het verstandig om na te denken over een ongevallenverzekering. Als goed werkgever sluit je deze verzekering af, voor het geval dat ongelukje de flexwerker zelf betreft en hij / zij blijvend invalide wordt. Of nog erger, dat de flexwerker komt te overlijden tijdens of door het werk. In ons artikel: Welke verzekeringen heb je nodig voor een uitzendbureau? lees je meer over welke soorten verzekeringen er zijn voor uitzendbureaus en hoe je je risico’s verder kunt beperken.

Conclusie

Flexsupport is een gespecialiseerde backoffice voor uitzendbureaus. Wil je weten wat Flexsupport voor jou kan betekenen of een op maat gemaakt advies ontvangen voor jouw uitzendbureau? Neem dan contact met ons op. Je kunt ook bellen met Gert Arends op tel. 050 – 210 1008. Hij kan je nog veel meer vertellen over risicobeheersing en denkt graag met je mee.